|
✅ Chất lượng văn phòng |
⭐ Đảm Bảo Về Độ Mới & Bền |
|
✅ Giá văn phòng |
⭐ Rẻ #1 Thị Trường |
|
✅ Hỗ Trợ |
⭐Vận Chuyển & Đổi Trả |
|
✅ Địa Chỉ |
⭐ 797 Lê Thị Riêng, Quận 12, TPHCM |
Khi nhắc đến cụm từ văn phòng, mọi người thường nghĩ đó là danh từ chỉ nơi làm việc của nhân viên công sở, với từng tầng từng xấp tài liệu, giấy tờ ở trên bàn làm việc, trong xã hội hiện thời, văn phòng được hiểu với nhiều góc nhìn khác nhau. Bài viết dưới đây công ty Trọng Tấn sẽ làm rõ khái niệm chức năng của văn phòng qua các mục bài viết sau:
- 4 cách hiểu về cụm từ “văn phòng” và Chức năng của văn phòng
- Các loại hình văn phòng và đặc điểm của từng loại văn phòng.
- Các câu hỏi thường gặp liên quan tới văn phòng?
1. 4 cách hiểu về cụm từ “văn phòng” và Chức năng của văn phòng
Các cụm từ văn phòng đại diện, văn phòng công chứng hay nhân viên văn phòng là những cụm từ quen thuộc mà chúng ta tiếp xúc thường xuyên tuy nhiên không phải công việc văn phòng đồng nghĩa với công việc luôn luôn ngồi bàn giấy cùng đống tài liệu hồ sơ giấy tờ.
Văn phòng có nhiều cách hiểu, bạn có tham khảo một số cách hiểu dưới đây:
Cách hiểu thứ nhất (cách hiểu phổ biến nhất): Văn phòng được biết đến rộng rãi là nơi làm việc không gian rộng, nhiều bàn ghế nhằm mục đích tổ chức các cuộc họp, các cuộc đàm phán, thảo luận do lãnh đạo tổ chức ở trụ sở của công ty, doanh nghiệp (nơi tổ chức các hoạt động đối nội đối ngoại). Và các sự kiện họp mặt, báo cáo tổng kết theo quý, tháng cũng sẽ được diễn ra tại nơi này.
Cách hiểu thứ hai: Văn phòng là bộ phận chuyên trách các hoạt động như cập nhật thông tin, tổng hợp, thống kê số liệu, xử lý dữ liệu hoặc điều phối các hoạt động khác giúp ban lãnh đạo điều hành doanh nghiệp. Vì thế, văn phòng – bộ máy làm việc quan trọng giữ trọng trách tổng hợp và trợ giúp điều phối kế hoạch, mục tiêu phát triển bền vững của tổ chức đó.
Và theo Wikipedia, định nghĩa của văn phòng là: “Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu vực làm việc khác trong đó mọi người làm việc hay những tòa nhà được thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cho thuê đối với những cá nhân, tổ chức thực hiện các hoạt động văn phòng (liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính….), Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó”
Phía trên là định nghĩa văn phòng theo truyền thống.
Dưới đây là góc nhìn hiện đại: ngày nay, người ta thường sử dụng văn phòng để chỉ một bộ phận quan trọng (có thể là trong tổ chức, công ty hoặc những nơi làm việc ngoài giờ) có thường có chức năng cụ thể và gắn tên của nhiệm vụ đó theo sau văn phòng ví dụ như văn phòng đại diện, văn phòng công chứng, văn phòng luật sư.
Tóm lại, văn phòng được hiểu là nơi diễn ra các hoạt động của phòng ban trong công ty và là nơi nhân viên thực hiện nhiệm vụ được giao nhằm các mục đích nhất định ( có thể như phát triển chiến lược kinh doanh, chiến lược marketing hay thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng nhân sự)
Chức năng của văn phòng:
Dưới cách hiểu thứ hai, chức năng của văn phòng gồm chức năng cơ bản sau:
- Tham mưu tổng hợp: văn phòng được coi là cơ quan đầu não của công ty, muốn vận hành tốt được tổ chức thì cần thông tin chuẩn xác để giúp nhà quản lý đưa ra nhận định, phỏng đoán và lựa chọn con đường tốt nhất cho tổ chức của mình. Để làm tốt điều đó, tổ chức cần phải có một bộ máy tổng hợp, phân tích dữ liệu, lưu trữ thông tin theo nguyên tắc trình tự nhất định.
- Giúp việc điều hành:ngoài chức năng tham mưu, văn phòng còn đưa ra các đề xuất, chiến lược cho lãnh đạo cấp trên vì đây là cầu nối giữa quản lý cấp cao và các phòng ban chuyên môn thông qua quá trình tổng hợp, phân tích các báo cáo, thông tin.
- Hậu cần: văn phòng là nơi quán xuyến công việc, các khâu chuẩn bị bàn ghế, vật dụng cần thiết khi đối tác cũng là nhiệm vụ của văn phòng. Hoạt động tiếp tân là ví dụ điển hình cho chức năng hậu cần của văn phòng.
2. Các loại hình văn phòng và đặc điểm của từng loại văn phòng.
Văn phòng giữ vai trò trung tâm của đơn vị kinh doanh, tổ chức vì đây là nơi nắm giữ thông tin, tài nguyên. Tùy theo từng đặc điểm chức năng nhiệm vụ mà một văn phòng được chia vào loại hình văn phòng nào, mỗi loại hình đều được phân chia dựa vào chức năng nổi bật nhất.
Bài viết này đề cập tới 2 loại văn phòng làm việc chính:
2.1 Văn phòng làm việc truyền thống
Dựa vào khái niệm phía trên, văn phòng làm việc được xem là trụ sở của doanh nghiệp, cơ quan mà trong đó nhân viên của công ty sẽ chịu trách nhiệm công việc được giao từ cấp trên, thường là làm cùng với nhiều đồng nghiệp khác trong một không gian nhất định. Và tùy vào phòng ban của công ty, mà thực hiện các hoạt động khác nhau mang tính ổn định và lâu dài.
Không khó hình dung những văn phòng truyền thống sẽ hoạt động như thế nào. Mỗi văn phòng thường là nơi làm việc của một phòng ban, tại đó sẽ có những chức năng nhiệm vụ nhất định và cùng hướng tới mục tiêu phát triển chung của công ty.
Ở hầu hết quốc gia, nhân viên văn phòng thường bắt đầu ngày làm việc từ lúc 9 giờ sáng tới 5 giờ chiều, từ thứ 2 tới thứ 6. Còn đối với Việt Nam hiện nay, tùy vào chính sách của công ty mà giờ bắt đầu làm việc cũng khác nhau.
Cụm từ làm việc thời gian công sở trong tiếng Anh là “nine-to-five job”, bạn có thể tham khảo thêm.
2.2 Văn phòng ảo
Theo Điều luật 42 của Luật Doanh nghiệp 2020, khi bạn muốn thành lập công ty có trụ sở trên lãnh thổ Việt Nam, mỗi đơn vị kinh doanh sẽ cần đăng ký Giấy phép kinh doanh và điền đầy đủ, chính xác thông tin về địa chỉ trụ sở của công ty là vô cùng quan trọng.
Nếu điều kiện tài chính hạn chế thì chi phí xây dựng một văn phòng, một tòa nhà tại các thành phố lớn sẽ tốn khoản rất lớn. Giải quyết vấn đề lo ngại đó, loại hình văn phòng ảo ra đời, đáp ứng yêu cầu về chi phí cũng như tối thiểu công sức bảo đảm cơ sở vật chất.
Nhất là trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ, loại hình “văn phòng ảo” đang ngày càng được ưa chuộng, bởi với những ưu điểm nổi bật như tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian di chuyển của công nhân viên, cắt bớt chi phí về điện nước, phí bảo trì hàng tháng,… rất phù hợp với các loại hình công ty mới khởi nghiệp, công ty nhỏ.
Vì mức độ phổ biến của văn phòng ảo còn ít, nhiều người lo ngại khi lựa chọn văn phòng ảo hay hợp tác với các bên sử dụng văn phòng ảo. Tuy nhiên, một văn phòng vẫn cần đáp ứng đủ yêu cầu cơ bản sau: Văn phòng ảo cần các chức năng đầy đủ của một trụ sở chính doanh nghiệp theo quy định bao gồm: địa chỉ nơi đặt trụ sở ( có địa chỉ xác định gồm số nhà, số đường,… thể hiện cụ thể nhất địa điểm”, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, …
Dưới đây là bảng so sánh giữa văn phòng làm việc truyền thống và văn phòng ảo
|
|
Văn phòng làm việc truyền thống ( thích hợp cho công ty lớn, tập đoàn |
Văn phòng ảo ( thích hợp cho các công ty mới khởi nghiệp, công ty nhỏ và vừa) |
|
Ưu điểm |
✔ Độ uy tín nhất định với khách hàng khi tìm hiểu, có thể ✔ Được thiết kế không gian làm việc theo ý muốn ✔ Tạo không khí cùng làm việc cho nhân viên, thúc đẩy tinh thần làm việc của mọi người ✔ Giám sát viên dễ dàng kiểm soát và đôn đốc công việc đội nhóm. ✔ Sự dễ dàng tìm kiếm trụ sở của khách hàng khi muốn hợp tác với doanh nghiệp |
✔ Tiết kiệm chi phí đầu vào như điện nước, chi phí bảo trì hàng tháng,.. ✔ Dịch vụ vệ sinh, quét dọn văn phòng, bảo trì được cung cấp dịch vụ hoàn toàn miễn phí cho khách hàng thuê văn phòng ảo bởi đơn vị cho thuê ✔ Lượng nhân viên trực tiếp ít hơn ✔ Linh hoạt thời gian làm việc của nhân viên ✔ Giảm áp lực cho nhân viên trong những giờ đi làm, tan làm ✔ Một sự khởi đầu cho thâm nhập thị trường của các công ty nước ngoài muốn thăm dò thị trường Việt Nam ✔ Thay đổi trụ sở, văn phòng dễ dàng |
|
Nhược điểm |
● Chi phí thuê một văn phòng cố định rất lớn ● Nhân viên áp lực với việc đi làm đúng giờ ( nhất là trong những thành phố lớn) ● Chi phí điện nước hàng tháng, phí bảo trì cơ sở vật chất ● Lực lượng nhân viên đông đúc phát sinh nhiều vấn đề trong quá trình làm việc ● Chi phí vận chuyển văn phòng, trụ sở công ty rất đáng lo ngại
|
● Không gian làm việc chật hẹp, không thoải mái sử dụng văn phòng ● Sử dụng không gian sẵn có mà đơn vị cho thuê cung cấp ● Khó kiểm soát được chất lượng và thái độ làm việc của nhân viên ● Mức độ tương tác giữa nhân viên và các đồng nghiệp khác bị hạn chế ● Nhiều đối tác nghi ngờ về tính hợp pháp của văn phòng và độ uy tín của công ty |
Một loại văn phòng đặc biệt, thực hiện các chức năng của cơ quan nhà nước nhưng dưới dạng tư nhân: ví dụ văn phòng công chứng tư: đây là đơn vị hành nghề công chứng, cung cấp dịch vụ thay mặt nhà nước chứng nhận tính xác thực hợp pháp của bản dịch
3. Các câu hỏi thường gặp liên quan tới văn phòng?
Câu hỏi 1: Doanh nghiệp khác nhau có được thuê cùng một văn phòng ảo giống nhau không?
- Câu trả lời là: Có vì không có quy định cấm việc đăng ký trùng địa chỉ trụ sở của hai đơn vị tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần lưu ý thêm về việc khai báo thông tin trụ sở để tránh vướng mắc về sau, đó là cần trình bày cụ thể chi tiết, rõ ràng số phòng là vị trí đặt văn phòng ( nếu có nhiều hơn một doanh nghiệp đăng ký trên cùng một tầng của căn nhà cho thuê văn phòng ảo đó). Trường hợp này không khó xảy ra, vì các văn phòng ảo đa số được đặt ở các địa chỉ đắt địa, thu hút nhiều khách hàng nên các công ty cùng lựa chọn nơi đó là điều dễ hiểu.
Câu hỏi 2: Dự đoán về lực lượng nhân viên làm tại Văn phòng trong các năm sau?
=> Lực lượng nhân viên văn phòng là một trong những lực lượng lao động trong đông đảo nhất trong thị trường, thường bao gồm các hoạt động như: trực điện thoại, sắp xếp các kế hoạch cho sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất, lưu trữ các tài liệu, giấy tờ, hợp đồng cho công ty để hồ sơ thông tin được dễ dàng tìm kiếm,….
Tuy công việc văn phòng hiện đang có xu thế giảm sức nóng khi các ngành nghề như chạy xe công nghệ, bán hàng qua mạng, nhiều người muốn khởi nghiệp hơn nhưng nhận được một công việc văn phòng với mức lương ổn định là đáng mơ ước của nhiều người khi mới ra trường.
Mong bài viết trên sẽ giúp các bạn có cái nhìn rõ hơn về văn phòng và có thể đưa ta lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp với hoàn cảnh tổ chức. Chúc bạn thành công!
https://vi.wikipedia.org/wiki/V%C4%83n_ph%C3%B2ng
